Оплаты команд сами по себе ещё не показывают, сколько принесла игра. Чтобы увидеть результат вечера, нужно сопоставить фактическую выручку, бесплатные места и расходы именно этой игры. Разберём порядок на условном примере.
В этой статье под прибылью понимается управленческий финансовый результат конкретной игры: сколько денег фактически получили минус расходы, которые относятся к этому вечеру. Это не то же самое, что бухгалтерская чистая прибыль бизнеса. Налоги, страховые взносы, общие расходы проекта и выплаты владельцу могут учитываться отдельно.
Базовая формула выглядит так:
Регистрация показывает план, но не всегда совпадает с тем, что произошло на площадке. Команда могла прийти в меньшем составе, один участник мог присоединиться в последний момент, а кто-то воспользоваться бесплатной проходкой. Поэтому после игры стоит сохранить два значения: сколько человек зарегистрировалось и сколько фактически участвовало.
В нашем демонстрационном примере на игру пришли 74 человека. Из них 70 оплатили участие, а 4 использовали бесплатные проходки. Цена одного места — 700 руб.
Ожидаемая выручка отвечает на вопрос, сколько должны были заплатить участники. Фактическая показывает, сколько денег организатор действительно получил. Эти суммы могут отличаться из-за проходок, скидок, изменений состава, недоплат или возвратов.
| Расчёт | Формула | Сумма |
|---|---|---|
| Стоимость всех занятых мест | 74 × 700 руб. | 51 800 руб. |
| Бесплатные места | 4 × 700 руб. | 2 800 руб. |
| Фактическая выручка | 70 × 700 руб. | 49 000 руб. |
Стоимость бесплатных мест полезно видеть отдельно. Она показывает, какая часть вместимости использована без оплаты. Но проходку не нужно одновременно вычитать как денежный расход: денег из кассы при её применении не ушло. Иначе одна и та же сумма уменьшит результат дважды.
Если команда заплатила часть наличными, а часть переводом, это всё равно одна оплата за участие. Способы оплаты нужно сложить, но не превращать в отдельные продажи. Разделение необходимо для сверки кассы и банка.
| Способ оплаты | Получено |
|---|---|
| Наличные | 18 000 руб. |
| СБП и переводы | 25 000 руб. |
| Эквайринг | 6 000 руб. |
| Всего | 49 000 руб. |
После игры итог по способам оплаты должен совпасть с фактической выручкой. Если по регистрации ожидалось 49 700 руб., а получено 49 000 руб., нужно понять причину разницы: изменился состав, применили скидку, не отметили проходку или осталась недоплата.
Для оценки вечера удобнее начинать с затрат, которые можно привязать к конкретной дате. Общие расходы проекта — например, годовую подписку на сервис или покупку оборудования — можно распределять отдельно, если такая детализация действительно нужна.
| Расход | Сумма |
|---|---|
| Пакет вопросов | 3 000 руб. |
| Работа команды на игре | 9 000 руб. |
| Призы | 4 200 руб. |
| Печать и расходные материалы | 900 руб. |
| Реклама конкретной игры | 2 000 руб. |
| Комиссия эквайринга | 120 руб. |
| Роялти | 4 900 руб. |
| Всего | 24 120 руб. |
Состав расходов у проектов различается. Кто-то отдельно оплачивает ведущего, фотографа и администратора, а у кого-то эти задачи выполняет владелец. Франчайзи добавляет роялти, независимый проект — нет. Важно не копировать чужой список, а один раз определить свои категории и использовать их одинаково от игры к игре.
Теперь подставляем значения в формулу:
Финансовый результат этой игры до налогов и общих расходов проекта составил 24 880 руб. Бесплатные проходки заняли места номинальной стоимостью 2 800 руб., но повторно вычитать эту сумму из результата не нужно.
Налог зависит от режима, периода и доступных уменьшений. Например, при УСН «Доходы» базовый расчёт связан с полученным доходом, а не с разницей между выручкой и расходами. Поэтому сумму налога лучше показывать отдельной строкой и не называть обычные расходы игры налоговыми расходами. Если нужна точная сумма к уплате, её следует считать по правилам вашего режима и с учётом страховых взносов.
Чтобы не собирать отчёт задним числом, достаточно сохранить:
Подробно о том, как связать команды, регистрации, оплаты, проходки и расходы, рассказали в статье «Как вести учёт квиза».
Да. Если игр немного, а таблица понятна всем, кто с ней работает, она вполне решает задачу. Главное, чтобы в ней были связаны регистрация, фактический состав, способы оплаты, проходки и расходы конкретной игры.
Когда игр, площадок или сотрудников становится больше, приходится переносить одни и те же данные между списками и вручную проверять расхождения. ВедиКвиз связывает эту цепочку внутри одной игры: команда, регистрация, оплата, расходы и итог. Можно начать с одной реальной игры и сравнить, какой способ учёта удобнее вашему проекту.
Нет, если при её использовании деньги из кассы не уходят. Её стоимость лучше показывать отдельно как стоимость бесплатного места или недополученную выручку.
Сложить все части оплаты в общую сумму команды, а наличные, перевод, СБП и эквайринг сохранить отдельно для сверки.
Если приз куплен специально для конкретной игры, его можно отнести на эту игру. Если закуплена партия на несколько дат, нужен единый принцип списания, чтобы не записать всю закупку в один вечер случайно.
Для управленческого анализа можно показывать ориентир отдельно, но фактический налог рассчитывается за установленный период и зависит от налогового режима.
Чтобы понять результат квиза, недостаточно знать число зарегистрированных команд. Сопоставьте фактическое количество участников, полученные оплаты и расходы одной игры. Проходки и скидки показывайте отдельно, а налоги не смешивайте с обычными затратами вечера. Тогда будет видно не только движение денег, но и то, как игра прошла с финансовой точки зрения.
Если вам знакомы эти процессы
Посмотрите, как они собраны в ВедиКвиз, и решите, подходит ли такой способ учёта вашему проекту.
Посмотреть, как это работаетЕсли ваш текущий способ учёта и так удобен, менять его не нужно.