Учёт квиза редко начинается со сложной системы. Обычно есть расписание игр, список зарегистрированных команд и таблица с оплатами. Пока игр немного, этого вполне достаточно.
Со временем вокруг одной игры появляется больше данных: команда меняет состав, кто-то оплачивает наличными, кто-то переводом, победители получают бесплатную проходку, появляются расходы на площадку, призы, печать или рекламу.
Сами по себе эти процессы несложные. Основная проблема начинается тогда, когда информация об одной игре оказывается в нескольких местах и после неё приходится заново собирать общую картину.
Разберём, какие данные имеет смысл связывать между собой и как организовать учёт так, чтобы после игры было понятно, кто участвовал, кто оплатил, какие были расходы и чем закончился вечер.
Удобнее всего строить учёт вокруг конкретной игры. Не просто хранить общий список команд или отдельную таблицу оплат, а связывать данные с датой и событием, к которому они относятся:
Тогда прошлую игру можно восстановить по её данным, а не по перепискам, банковским поступлениям и памяти организатора.
Команда сама по себе и её участие в конкретной игре — не одно и то же.
Например, команда «Сова» может постоянно играть у одного организатора. У неё есть название и капитан. Но на одну игру придут восемь человек, на следующую — шесть, а третью команда пропустит.
Поэтому постоянные данные команды удобнее хранить отдельно от регистрации. У регистрации уже свои параметры: конкретная игра, количество игроков, комментарии, статус участия и другие сведения, которые относятся именно к этому вечеру.
Так не приходится создавать одну и ту же команду заново перед каждой игрой и при этом можно сохранить фактическую информацию по каждой дате.
Количество человек при регистрации не всегда совпадает с количеством участников на площадке. Команда могла зарегистрировать восемь игроков, прийти всемером, а перед началом игры к ней присоединился ещё один человек.
Для организации рассадки важен предварительный состав. Для сверки оплат и результата игры — фактический.
Поэтому после игры полезно обновлять количество участников, а не оставлять первоначальную цифру из регистрации. Это особенно важно, если стоимость участия рассчитывается на человека.
Если семь участников должны заплатить по 700 рублей, ожидаемая сумма команды составляет 4 900 рублей.
Но фактическая оплата может отличаться. У команды могла быть скидка. Один участник мог использовать проходку. Часть суммы могли внести заранее. Ещё часть — наличными на игре.
Поэтому одной колонки «Оплачено» со значением «да/нет» со временем может оказаться недостаточно. Полезно понимать две вещи: сколько команда должна была заплатить и сколько денег фактически получено. Если суммы отличаются, должна оставаться понятная причина этой разницы.
Одна команда вполне может заплатить несколькими способами. Например:
Для результата игры это одна оплата команды на 4 900 рублей. Но для сверки денег важно сохранить обе части. После игры сумма наличных должна сходиться с фактической кассой, а переводы — с поступлениями на счёт.
Если все способы оплаты сразу записывать одной суммой, искать расхождение позже будет сложнее.
Бесплатная проходка влияет на игру, даже если деньги по ней не поступают.
Предположим, участие стоит 700 рублей. В команде семь человек, но один игрок использовал бесплатную проходку. Полная стоимость семи мест составляет 4 900 рублей, но получить организатор должен 4 200 рублей.
При этом 700 рублей не нужно ещё раз записывать денежным расходом, если при использовании проходки деньги из кассы не ушли. Иначе одна и та же сумма уменьшит результат дважды.
Проходку удобнее хранить как отдельную причину, почему фактическая сумма оплаты меньше полной стоимости занятых мест. Кроме того, такой учёт помогает не потерять сами обещания бесплатных игр: кому проходка была выдана, использована ли она и на какой игре.
Финансово результат может выглядеть похоже: организатор получил меньше полной стоимости участия. Но причина разная.
Скидка уменьшает стоимость участия команды или игрока. Проходка даёт право на бесплатное место или участие по заранее выданному условию.
Если объединить их в одну категорию, позже будет сложнее понять, почему возникла разница между обычной стоимостью мест и полученной выручкой. Поэтому даже в простой таблице лучше фиксировать их отдельно.
Для оценки результата одной игры нужны расходы, которые относятся именно к этой дате. Это может быть аренда площадки, пакет вопросов, призы, работа команды, печать, реклама конкретной игры, комиссия эквайринга или роялти.
Состав категорий у каждого проекта свой. Не обязательно копировать чужую структуру расходов. Важнее определить собственные категории и использовать их одинаково от игры к игре.
Отдельно могут существовать общие расходы проекта: годовые подписки, оборудование, связь и другие затраты, которые нельзя однозначно отнести к одному вечеру. Если для управления бизнесом их нужно распределять между играми, это можно делать отдельно. Но смешивать их случайным образом с прямыми расходами конкретной игры не стоит.
Когда фактический состав обновлён, оплаты отмечены, проходки использованы, а расходы внесены, можно посмотреть результат игры. Базовая формула остаётся простой:
При этом налоги и общие расходы бизнеса могут учитываться отдельно в зависимости от того, какую управленческую картину вы хотите получить. Подробнее о том, как считать этот итог на конкретном примере, — в статье «Как посчитать прибыль квиза».
Главное — использовать один и тот же подход для разных игр. Тогда показатели можно сравнивать между собой.
Иногда кажется, что после сверки кассы информация уже не нужна. Но история игр помогает отвечать на вопросы, которые появляются позже.
Сколько участников в среднем приходит на игру? Какие расходы растут? Сколько бесплатных мест используется? Какие форматы дают большую выручку? Почему две игры с похожим количеством участников дали разный результат?
Если исходные данные не сохранялись, на такие вопросы приходится отвечать приблизительно. Если сохранялись — можно смотреть на фактические цифры.
Да. Если игр немного, учёт ведёт один человек, а нужная информация находится за минуту, таблица вполне может закрывать все задачи. Нет смысла менять рабочий инструмент только потому, что существует специализированный сервис.
Признак того, что текущая система становится неудобной, скорее другой: одни и те же данные приходится переносить между несколькими файлами, регистрация существует отдельно от оплат, после игры нужно собирать расходы по перепискам, а состояние конкретной игры невозможно увидеть без нескольких дополнительных действий.
В такой ситуации проблема не обязательно в Excel. Просто вокруг квиза стало больше связанных процессов.
В ВедиКвиз учёт строится вокруг конкретной игры. С ней связаны зарегистрированные команды, количество участников, оплаты, проходки и расходы. После внесения данных можно увидеть финансовый итог игры, не собирая его отдельно из нескольких источников.
При этом задача ВедиКвиз — не заменить таблицы всем организаторам. Если ваш текущий способ учёта удобен и позволяет быстро восстановить картину любой игры, менять его ради самого перехода не нужно.
Отдельная система становится полезной тогда, когда хочется связать данные, которые уже существуют в работе организатора, и сократить количество повторяющихся действий.
Для постоянной команды достаточно основных данных, например названия и капитана. Количество участников, оплату и особенности участия удобнее сохранять уже в рамках регистрации на конкретную игру.
Если фактический состав отличается от регистрации — да. Особенно если цена зависит от количества участников. Это позволит правильно сверить ожидаемую и фактическую оплату.
Общую сумму нужно отнести к одной команде, но части оплаты сохранить отдельно по способам: например, наличные, перевод или СБП. Это упрощает сверку после игры.
Если при использовании проходки деньги из кассы не уходят, записывать её стоимость как денежный расход не нужно. Её лучше учитывать отдельно как бесплатное место.
Те, которые непосредственно связаны с этой датой: площадку, призы, пакет вопросов, работу команды, расходные материалы, рекламу конкретной игры, роялти и другие аналогичные затраты вашего проекта.
Нет. Таблица может быть вполне достаточной системой учёта. Отдельный сервис имеет смысл рассматривать, если связанных данных и ручных действий стало больше, чем удобно вести в текущем формате.
Хороший учёт квиза — это не количество таблиц и не сложность программы. После завершения игры организатор должен иметь возможность восстановить понятную картину: какие команды участвовали, сколько человек действительно пришло, сколько денег получили, какие проходки или скидки использовали, сколько потратили и какой получился результат.
Если всё это уже удобно хранится в вашей таблице — она выполняет свою задачу. Если информация начинает расползаться между регистрациями, перепиской, оплатами и заметками, стоит подумать не о «более современной CRM», а о том, как связать уже существующие процессы в одну цепочку.
Если вам знакомы эти процессы
Посмотрите, как они собраны в ВедиКвиз, и решите, подходит ли такой способ учёта вашему проекту.
Посмотреть, как это работаетЕсли ваш текущий способ учёта и так удобен, менять его не нужно.